Confidentialité

Chaque association utilisatrice est responsable des traitements qu'elle mène dans son espace (adhérents, bénévoles, personnes accompagnées, partenaires). L'éditeur du service (Tremplin Jeunes 78) agit pour son compte comme sous-traitant : il héberge et fait fonctionner l'outil, sans accéder au contenu des espaces.

Pour se connecter, un compte porte un nom, un prénom, une adresse e-mail, un mot de passe (conservé sous forme d'empreinte) et un second facteur obligatoire. Les connexions et les gestes sensibles sont notés au journal de l'association concernée.

Chaque espace d'association est cloisonné : un compte ne voit que les données de l'association dont il est membre, selon son rôle. Les pièces justificatives, la signature et le cachet déposés sont chiffrés. Les modules sensibles restent fermés tant que l'association n'a pas acquis les autorisations requises (centre de conformité).

Un membre peut, s'il le choisit, abonner son agenda personnel (Google Agenda, Outlook, Apple Calendrier) à un lien privé de son agenda Pilot-Asso. Le fournisseur qu'il a choisi reçoit alors la date, l'heure, le lieu et le genre de ses événements (« Rendez-vous », « Atelier »…), et par défaut aucune donnée sur les personnes accompagnées. Le lien ne sert que tant que l'association l'autorise ; le membre peut le révoquer à tout moment, et sa création comme sa révocation sont notées au journal de l'association.

Un seul cookie technique, nécessaire à la session de connexion. Aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité.

La fréquentation des pages est comptée par Vercel Web Analytics, sans cookie ni identifiant conservé d'une visite à l'autre : seuls des totaux anonymes (pages vues, provenance, type d'appareil) sont produits.

Dans le volet fiscal de l'outil, l'assistant de préparation de la liasse envoie à Anthropic (modèle Claude, prestataire établi aux États-Unis) les seuls totaux de la comptabilité de l'association, par compte et par rubrique, sans libellé d'écriture ni de compte et sans aucun nom, avec la question posée. Sa réponse s'affiche à l'écran et n'est pas conservée ; le journal de l'association garde seulement la date, l'auteur et l'issue de l'appel. Le transfert vers Anthropic est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues par son avenant relatif au traitement des données.

Sur l'accueil, la page des tarifs et la page de l'essai, un assistant automatique répond aux questions sur le service. Vos messages sont envoyés à Anthropic, prestataire établi aux États-Unis, qui les traite selon ses conditions commerciales pour produire la réponse (modèle Claude). Le site ne conserve pas la conversation : elle reste dans votre navigateur, le temps de l'onglet ouvert.

Si vous choisissez de laisser vos coordonnées (nom, association, adresse e-mail, message), elles sont envoyées par e-mail à l'équipe du service pour vous recontacter, et un accusé de réception part à votre adresse. N'y saisissez aucune donnée sur des personnes accompagnées.

Responsable du traitement : Tremplin Jeunes 78, éditeur de Pilot-Asso. Sur la page du diagnostic de conformité, vos réponses restent dans votre navigateur. Si vous demandez à recevoir le rapport par e-mail (première case), votre adresse sert à vous l'envoyer, et à rien d'autre : le rapport est composé par le serveur à partir de vos seules réponses, puis rien n'est conservé, ni l'adresse, ni les réponses. Pour freiner les abus, des compteurs anonymes (empreintes, jamais l'adresse en clair) sont gardés au plus deux jours.

Seulement si vous cochez aussi la seconde case, distincte et facultative, l'équipe Pilot-Asso peut vous recontacter par e-mail pour vous informer sur Pilot-Asso : votre adresse, le nom d'association que vous indiquez, votre score par partie, la date de votre accord et la campagne d'origine éventuelle sont copiés dans le fichier de suivi de l'équipe. Vos réponses détaillées n'y sont jamais copiées.

Base légale : votre consentement (article 6.1.a du RGPD), donné case par case, jamais coché d'avance. Durée : sans la seconde case, aucune conservation après l'envoi ; avec elle, 3 ans à compter du dernier contact, comme le recommande la CNIL pour la prospection. Destinataires : l'équipe Pilot-Asso et, avec la seconde case, le Cockpit, fichier de suivi de l'équipe tenu par le même éditeur, hébergé chez Vercel et Neon à Francfort (Allemagne). Sous-traitants, qui n'agissent que sur instruction :

• Microsoft : envoi des e-mails par Microsoft 365 ; données conservées et traitées dans l'Union européenne et l'AELE, conformément à l'EU Data Boundary de Microsoft, sauf les transferts limités que Microsoft documente ; transferts hors de l'Union encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues par son avenant relatif au traitement des données.
• Vercel : hébergement de l'application ; fonctions de calcul à Francfort (Allemagne) ; réseau de diffusion mondial ; transferts hors de l'Union encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues par son avenant relatif au traitement des données.
• Neon : base de données ; Francfort (Allemagne), Union européenne.

Vous pouvez retirer votre accord à tout moment, sans justification : chaque e-mail porte un lien « Ne plus recevoir de message de Pilot-Asso », et répondre « STOP » suffit aussi. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition, à exercer à l'adresse ci-dessous, et du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Les messages, leurs pièces jointes et leurs réactions sont enregistrés dans la base de Pilot-Asso, avec les autres données de l'association, chez les mêmes hébergeurs ; aucun prestataire n'est ajouté pour la messagerie. L'écran ouvert se met à jour toutes les quelques secondes en interrogeant l'outil lui-même. Un message écrit dans le fil du dossier d'une personne accompagnée suit les droits d'accès de ce dossier, figure dans l'export « droit d'accès » de la personne et est supprimé avec le dossier à la fin de sa durée de conservation.

Les autocollants animés font partie de l'outil et sont servis par lui : les afficher n'envoie aucune donnée à un service extérieur. Ils sont tirés d'« Animated Noto Emoji » de Google, sous licence Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0), réduits et convertis par Pilot-Asso.

Ils sont fermés par défaut. L'association ne peut les ouvrir qu'après que sa présidence ou sa direction a accepté l'avenant au contrat de sous-traitance qui leur est propre (nature du traitement, données, sécurité, effacement) ; une nouvelle version de cet avenant les referme jusqu'à son acceptation. Lorsque l'association les ouvre, chaque membre peut, s'il le souhaite, relier son propre compte Microsoft 365 de l'association. Il autorise alors Pilot-Asso, par la procédure de connexion de Microsoft, à agir en son nom et dans la seule limite des options qu'il choisit : afficher sa boîte de réception Outlook dans la messagerie, répondre à un e-mail, créer un rendez-vous dans l'agenda à partir d'un e-mail, créer une réunion Teams, afficher et répondre aux discussions Teams qu'il a choisies.

Les e-mails et les messages Teams sont lus chez Microsoft au moment où le membre les affiche, et ne sont pas enregistrés par Pilot-Asso. Seuls sont conservés, tant que le compte reste relié : l'identifiant et l'adresse du compte Microsoft, les autorisations accordées, les options choisies, les jetons de connexion (chiffrés), et l'identifiant et le titre des discussions Teams choisies. Créer un rendez-vous à partir d'un e-mail reprend son objet comme titre ; son texte n'est recopié dans l'agenda que si le membre le demande. Un lien de réunion Teams créé depuis une conversation y est posté comme un message ; le titre envoyé à Microsoft ne contient jamais le nom d'une personne accompagnée.

Ces données sont effacées dès que le membre déconnecte son compte, quitte l'association, ou que l'association ferme les connecteurs ; l'autorisation peut aussi être retirée chez Microsoft. Les messageries Outlook et Teams restent celles de l'association, chez Microsoft, selon son propre contrat avec Microsoft : Pilot-Asso n'ajoute aucun prestataire pour ce service.

Pour exercer vos droits sur les données qu'une association détient sur vous, adressez-vous à cette association. Pour une question sur le service lui-même : info@tremplinjeunes78.fr. Vous pouvez aussi saisir la CNIL.